Sat 03/12/2022 | 18:29 GMT+7

- Trên mặt quầy lễ tân

Thường có:

- Biển tên reception. Một số mẫu quầy lễ tân đẹp sẽ đặt in nổi từ reception trên mặt ngoài của quầy hoặc treo trên cao ngay trên mặt quầy

- Card công ty bao gồm thông tin liên hệ, địa chỉ và các dịch vụ nổi bật

- Bút cố định để khách điền thông tin hoặc mượn sử dụng khi cần

- Lọ hoa và bình hoa tươi để trang trí

- Trang thiết bị trên bàn làm việc của lễ tân

Bắt buộc phải có:

- Máy tính bàn hoặc laptop nối mạng internet có cài đặt phần mềm quản lý công ty tương ứng

- Máy in để in các biểu mẫu liên quan

- Máy POS để cà thẻ tín dụng của khách khi cần thanh toán phí dịch vụ

- Điện thoại bàn, số lượng 1-2 cái dùng liên lạc giữa các bộ phận, với khách trong và ngoài công ty

- Máy tính để tính toán các phép tính cơ bản liên quan đến tiền

- Két an toàn cất giữ tiền và tài sản có giá trị của khách

- Các vật dụng, đồ dùng phía trong quầy lễ tân

Các vật dụng, đồ dùng này sẽ phục vụ cho việc thực hiện công việc tương ứng theo bản mô tả nhiệm vụ của lễ tân, thường có:

- Tủ đựng các loại sổ sách, biểu mẫu liên quan như sổ giao ca, sổ giao nhận tài sản...

- Khay đựng hóa đơn, chứng từ thanh toán liên quan

- Giá đựng các loại giấy tờ liên quan như: sơ đồ phòng, phiếu đăng ký công ty...

- Sổ tay nhân viên và bút viết để ghi chép

- Các vật dụng, món đồ liên quan khác.

Tiêu chuẩn trang thiết bị, đồ dùng khi setup một quầy lễ tân công ty

Các trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng cần để setup một quầy lễ tân vừa được nêu trên đây cần đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng - tính an toàn - thẩm mỹ, đồng bộ. Cụ thể:

- Về chất lượng

- Mọi trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng tại quầy lễ tân cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi setup và ở đầu mỗi ca làm việc, đảm bảo tất cả đều hoạt động tốt và đúng chức năng sử dụng, không hư hỏng hay gặp sự cố khiến các thao tác làm việc của lễ tân bị ảnh hưởng, thậm chí đình trệ, tạm ngưng giữa chừng vì không thể khắc phục ngay, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của công ty - sự hài lòng của khách.

- Về tính an toàn

Tương tự như yếu tố chất lượng, yêu cầu đảm bảo an toàn tài sản và tính mạng là điều tiên quyết trong lao động. Do đó, các trang thiết bị, vật dụng dùng setup quầy lễ tân cũng cần được kiểm tra để đảm bảo tính an toàn, kịp thời phát hiện sự cố để xử lý, sửa chữa, nhất là các trang thiết bị điện rất có thể bị cháy nổ, chập điện hay đồ dùng bằng thủy tinh bể vỡ, đồ sắt nhọn... tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn. Ngoài ra, các thiết bị đựng thông tin, tài sản cũng cần đảm bảo mức độ an ninh, an toàn, tránh tình trạng mất cắp, thất lạc.

- Về tính thẩm mỹ, đồng bộ

Đây là điều chắc chắn cần lưu tâm đến khi setup một quầy lễ tân đẹp và đúng quy cách, tiêu chuẩn. Ngoài ra, cũng cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề vệ sinh, khu vực bố trí, kiểu sắp xếp... để tạo sự hài hòa, đồng bộ, vừa mắt nhìn.