Wed 25/01/2023 | 17:29 GMT+7

Tại sao phải thiết kế quầy lễ tân?

Khu vực lễ tân là nơi đầu tiên các vị khách nhìn thấy khi đến công ty bạn. Xét về cả khía cạnh thẩm mỹ cũng như mặt chức năng thì thiết kế nội thất của khu vực lễ tân cũng như cảm giác mà nó mang lại là cực kì quan trọng.

Về mặt thẩm mỹ, khu vực này là nơi quyết định ấn tượng đầu tiên của khách hàng, nhà cung cấp hay khách đến thăm về công ty của bạn. Một văn phòng sang trọng với quầy lễ tân chỉn chu, thẩm mỹ sẽ tạo dấu ấn tốt đẹp hơn rất nhiều. Về mặt chức năng, khu vực này phải được thiết kế đạt hiệu quả vao về mặt công năng, thuận tiện cho cả khách hàng và nhân viên lễ tân trong quá trình trao đổi công việc.

Nguyên tắc về vị trí

Trước tiên phải xác định rằng khu vực lễ tân (backdrop) phải được đặt ở vị trí gần cửa ra vào chính của văn phòng công ty. Quầy lễ tân thường được đặt ở 1 trong hai bên của cửa (đối với văn phòng nhỏ) hoặc đặt chính giữa của sảnh lễ tân (với văn phòng lớn).

Khoảng cách lý tưởng từ cửa ra vào đến quầy lễ tân đối với văn phường thường là từ 5-9 bước chân (tương đương khoảng 3-5m). Khoảng cách như vậy mang lại cảm giác thoáng đãng và dễ chịu hơn khi bước vào.

Kích thước khi thiết kế quầy lễ tân

Khu vực lễ tân thường bố trí 1 quầy lễ tân, kích thước của quầy phụ thuộc vào số lượng nhân viên lễ tân ngồi ở đó, thông thường các công ty bố trí một nhân viên lễ tân ngồi tại quầy để đón tiếp khách, tiếp nhận công văn giấy tờ, và trực tổng đài điện thoại.

Nội thất đi kèm quầy lễ tân

Để hoàn thiện khu vực lễ tân, các nhà thiết kế nội thất thường sử dụng sản phẩm nội thất đi kèm. Đó có thể là 1 hoặc 2 tủ tài liệu để nhân viên lễ tân lưu trữ hồ sơ giấy tờ. Phía sau vị trí của quầy lễ tân thường là một bức tường treo logo và tên công ty ( backdrop). Backdrop có thể được tạo nên bởi nhiều loại vật liệu khác nhau, thể hiện được màu sắc thương hiệu của công ty đồng thời cũng tạo ra sự khác biệt độc đáo riêng của mỗi văn phòng làm việc.

Tủ trưng bày là một trong những đồ nội thất rất được ưa chuộng tại mỗi khu vực lễ tân. Một chiếc tủ trưng bày, hay kệ trang trí thường được thiết kế đẹp mắt với nhiều ô khác nhau để trưng bày các ấn phẩm, các kỷ niệm chương, giấy chứng nhận, các bức ảnh dự án hay các vật phẩm phong thủy…

Để giới thiệu với khách hàng về thành tích, uy tín và thương hiệu của công ty, nhờ có chiếc tủ trưng bày này mà không gian lễ tân của công ty trở nên đẹp và ấn tượng hơn rất nhiều trong mắt khách ghé thăm

Ghế chờ ở khu vực lễ tân

Ghế chờ phòng chờ của khách cũng là yếu tố rất quan trọng không thể thiểu khi thiết kế quầy lễ tân, đặc biệt với các văn phòng có thiết kế nội thất hiện đại.

Tùy vào diện tích của khu vực lễ tân mà chúng ta có thể bố trí các sản phẩm ghế chờ khác nhau. Nếu thiết kế nội thất hướng tới hình ảnh một vắn phòng sang trọng, có diện tích rộng thì một bộ sofa rộng rãi sẽ làm tăng thêm vẻ sang trọng lịch sự cho không gian đón tiếp khách hàng của công ty. Hay kê một băng ghế dài bọc nỉ với màu sắc đơn giản nhưng hiện đại làm tiết kiệm diện tích, tạo cảm giác rộng rãi hơn cho không gian lễ tân vốn hơi nhỏ của công ty bạn.

Thiết kế quầy lễ tân phù hợp với văn phòng sang trọng

Nếu công ty của bạn mong muốn hướng tới hình ảnh văn phòng sang trọng với nội thất độc đáo, ấn tượng thì việc tự mình thực hiện không phải điều được khuyến khích. Việc của doanh nghiệp lúc này là tìm kiếm một đơn vị thiết kế nội thất chuyên nghiệp, lên sẵn danh sách các yêu cầu và mong muốn của mình để đưa đến cho các chuyên gia.

Các nhà thiết kế nội thất với kinh nghiệm và hiểu biết của mình về xu hướng, vật liệu,..sẽ đưa ra các phương án thiết kế hiệu quả nhất. Việc thiết kế quầy lễ tân cần phải được thống nhất, có sự liên quan tới thiết kế của các khu vực và nội thất khác trong văn phòng.

Để phù hợp và làm tăng hiệu ứng về văn phòng sang trọng, có thể sử dụng các loại vật liệu như kính, gỗ quý, đá quý,..với phương án màu sắc sang trọng.

Kết luận

Thiết kế quầy lễ tân mang ý nghĩa quan trọng, góp phần xây dựng hình ảnh bộ mặt của văn phòng. Quầy lễ tân vừa là nơi để tiếp đón các vị khách quý, thể hiện sự chuyên nghiệp của một văn phòng sang trọng. Vừa là nơi các nhân viên lễ tân thực hiện công việc của mình, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.