Sat 21/01/2023 | 22:40 GMT+7

1. Quầy lễ tân văn phòng là gì?

Quầy tiếp tân văn phòng được xem là bộ mặt thương hiệu của công ty, là nơi diễn ra các hoạt động đón tiếp khách, nơi đầu tiên khách hàng, đối tác tiếp xúc khi đến văn phòng công ty, doanh nghiệp hay tập đoàn của bạn.

Ngoài ra, khu vực này cũng là nơi tiếp nhận và xử lý các vấn đề công việc hành chính, giải đáp thắc mắc giữa khách hàng với doanh nghiệp. Vị trí của quầy thường được đặt ở bên ngoài không gian làm việc, nằm ở khu vực tiền sảnh hay sảnh chờ của văn phòng.

2. Vai trò của quầy lễ tân trong văn phòng hiện đại

Khu vực quầy tiếp tân trong văn phòng hiện nay được xem là nơi đại diện cho bộ mặt của công ty là nơi tạo dấu ấn đặc biệt cho khách hàng, đối tác đến thăm và làm việc. Mặc dù quầy tiếp tân chỉ là một không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn nhiều so với không gian làm việc. Tuy nhiên, chúng cũng mang trên mình những vai trò nhất định không thể bỏ qua.

2.1. Là nơi tạo dấu ấn trong lòng khách hàng

Đây là nơi tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng khi đến doanh nghiệp. Một khu vực lễ tân đẹp, hiện đại và chuyên nghiệp sẽ tạo được cái nhìn thiện cảm và gây dựng được niềm tin cho đối tác trong quá trình hợp tác, làm việc sau này.

2.2. Nâng cao mức độ chuyên nghiệp

Một quầy lễ tân gọn gàng, thẩm mỹ và sang trọng sẽ phản ánh mức độ làm việc chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Thiết kế quầy tiếp tân ấn tượng, trang nhã và lịch sự cũng sẽ thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp.

2.3. Quảng bá thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp

Logo, thiết kế quầy lễ tân sẽ góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp của bạn. Nhờ đó, một khách hàng đến văn phòng sẽ dễ dàng ghi nhớ được thương hiệu cũng như tên doanh nghiệp. Đây là cách quảng bá doanh nghiệp đơn giản và dễ dàng nhất.

Rõ ràng, mặc dù phòng lễ tân chỉ một không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ nhưng chúng lại mang những vai trò nhất định không thể bỏ qua. Ngoài ra, tác phong làm việc của nhân viên lễ tân cũng sẽ tạo được thiện cảm của khách hàng về sự chuyên nghiệp của công ty ngay từ cái nhìn đầu tiên đấy.

3. Thiết kế quầy lễ tân công ty đẹp, sang trọng cần đáp ứng những tiêu chí nào?

Một không gian lễ tân văn phòng đẹp cần đáp ứng các tiêu chí cơ bản về không gian, điểm nhấn, tính thẩm mỹ và cả kích thước hợp lý, cụ thể như sau:

– Quầy lễ tân cần sử dụng những chi tiết trang trí gây ấn tượng với thị giác ngay lập tức, có thể nhấn mạnh sự khác biệt cũng như thể hiện giá trị văn hóa của doanh nghiệp. Các chi tiết trang trí đặc biệt có thể lấy từ việc nhận diện thương hiệu, logo mới lạ và thu hút.

– Khu vực lễ tân tuy cần sự nổi bật nhưng không được tách rời với các bộ phận khác. Doanh nghiệp của bạn nên thống nhất về concept trang trí, kích thước và màu sắc thiết kế để trang trí khu vực này trở nên hài hòa, đẹp mắt nhất.

– Tuy là một không gian phụ trợ nhưng quầy lễ tân cũng cần có diện tích nhất định, chúng không được quá nhỏ để nhân viên có thể làm việc thoải mái nhất.

– Không gian quầy lễ tân thường bao gồm bàn trực của nhân viên và bàn tiếp khách. Do đó, khu vực này cần có đủ không gian để bài trí nội thất riêng biệt cũng như các vật dụng trang trí khác như cây xanh, tủ sách…

– Cần bố trí tại vị trí dễ quan sát, hợp lý và hợp phong thủy.

4. Một số nguyên tắc và tiêu chuẩn thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp, sang trọng

Hiện nay, thiết kế các mẫu quầy tiếp tân đẹp luôn được các doanh nghiệp, công ty hết sức quan tâm. Do đó, hãy cùng tham khảo 10 nguyên tắc và tiêu chuẩn thiết kế quầy tiếp tân sau đây để sở hữu sản phẩm tốt nhất cho mình nhé.

4.1. Kiểu dáng

Yếu tố đầu tiên khi chúng ta thiết kế quầy tiếp tân, đó chính là kiểu dáng của quầy cần được thiết kế sao cho phù hợp, hài hòa với không gian tổng thể chung của văn phòng. Đồng thời, chúng cũng cần đảm bảo tính tiện nghi, tối ưu diện tích và tạo cảm giác rộng rãi cho cả không gian này.

Đối với những không gian có diện tích lớn, bạn nên sử dụng quầy lễ tân hình chữ I, chữ L hoặc chữ U để trải rộng được một khu vực diện tích mà không bị chênh phô về kiểu dáng. Còn đối với những không gian có diện tích hạn chế, bạn hãy thiết kế quầy dạng vòng vong hoặc oval để tiết kiệm không gian một cách tối đa nhé.

4.2. Màu sắc

Màu sắc sử dụng cho quầy tiếp tân không có quy tắc nhất định, tuy nhiên bạn nên lựa chọn những màu sắc phù hợp với gam màu tổng thể của cả văn phòng để tạo được sự hài hòa nhất định và gây ấn tượng với khách hàng của mình.

Ngoài ra, một xu hướng thiết kế khá mới mẻ hiện nay khi thiết kế quầy tiếp tân, đó chính là các kiến trúc sư sử dụng cách phối màu tương phản kết hợp cây xanh hoặc các mảng tường trang trí để gây ấn tượng cho người đối diện. Điều này sẽ tạo ra một không gian tươi mới, cảm giác thân thiện nhưng không kém phần hiện đại.

4.3. Chất liệu

Bạn nên tính toán lựa chọn chất liệu phù hợp nhất, đảm bảo chất lượng và độ bền cao khi làm quầy lễ tân.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại gỗ quý, đá quý để thể hiện sự sang trọng. Hoặc cũng có thể sử dụng các vật liệu tái chế, tái sử dụng để đem đến một diện mạo ấn tượng, kể được câu chuyện thương hiệu cho khách hàng và góp phần bảo vệ môi trường.

Một số loại chất liệu quầy lễ tân được sử dụng phổ biến hiện nay là gỗ MFC, MDF, gỗ công nghiệp sơn PU, đá cẩm thạch, gỗ tự nhiên… Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng kết hợp các vật liệu khác như inox, kính để khiến quầy trở nên sang trọng và thu hút sự chú ý tại tiền sảnh.

4.4. Phong cách thiết kế

Phong cách thiết kế của quầy lễ tân văn phòng sẽ giúp bộ mặt doanh nghiệp của bạn khác với những doanh nghiệp khác, nổi bật, khác biệt và thu hút hơn.

Để làm nên yếu tố này, bạn cần chú ý đến một số vấn đề sau đây:

– Hài hòa với nội thất không gian tiền sảnh: Quầy sẽ được đặt tại tiền sảnh chung với các sản phẩm nội thất khác như bàn tiếp khách. Do đó, sản phẩm nội thất của bạn cần có sự hài hòa nhất định với không gian này. Những chi tiết như màu sắc, chất liệu… cần được chú ý lựa chọn để tạo ra sự đồng bộ.

– Hài hòa với phong cách thiết kế của văn phòng: Phong cách thiết kế quầy cần hợp lý, phù hợp với tổng thể chung của văn phòng như cổ điển, hiện đại hoặc tân cổ điển…

4.5. Tạo điểm nhấn trong thiết kế

Thiết kế quầy tiếp tân của văn phòng cần tạo được điểm nhấn hút mắt, gây ấn tượng mạnh ngay từ cái nhìn đầu tiên. Thông thường, điểm nhấn chính là logo trên bức tường phía sau quầy.

Bạn nên bố trí logo ở vị trí dễ thấy như treo lên tường hoặc bố trí nổi kèm theo đèn led tại khu vực quầy ngồi. Nhờ vậy, khách hàng có thể dễ dàng nhìn thấy và ghi nhớ được thương hiệu của doanh nghiệp bạn.