Tue 03/01/2023 | 08:53 GMT+7

Giới thiệu về quầy lễ tân văn phòng

Quầy lễ tân là nơi tiếp đón và hướng dẫn khách tiếp nhận và giải quyết các vấn đề  hành chính, tổ chức sự kiện giải đáp các thắc mắc của khách hàng và doanh nghiệp. Vì vậy, quầy thường được đặt bên ngoài không gian làm việc, trong các sảnh, khu vực các sảnh văn phòng.

Vai trò của quầy lễ tân văn phòng

Quầy lễ tân văn phòng tuy chỉ là vị trí phụ nhưng lại đóng vai trò quan trọng không thể không kể đến.

Giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng. 

Các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc tạo ấn tượng tốt đầu tiên đối với khách hàng, đối tác và nhân viên của mình. Vì ấn tượng không tốt cũng có thể ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của công ty. Quầy lễ tân văn phòng hiện đại và đẹp mắt sẽ tạo được tiếng vang ngay từ khi khách hàng bước vào và tạo dựng niềm tin trong sự hợp tác và làm việc.

Thể hiện được sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh của bạn 

Quầy lễ tân gọn gàng, sang trọng của văn phòng phản ánh phần nào mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nó cũng thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp.

Quảng bá, cải thiện hình ảnh doanh nghiệp, thu hút khách hàng 

Bối cảnh quầy lễ tân sẽ giúp nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp của bạn. Bất kỳ khách hàng nào khi đến văn phòng sẽ dễ dàng ghi nhớ thương hiệu cũng như tên công ty ở quầy lễ tân. Cách bố trí giá đỡ độc đáo cũng giúp nâng cao hình ảnh và quảng bá thương hiệu của bạn một cách hiệu quả.

Cải thiện các mối quan hệ kinh doanh 

Quầy lễ tân có ảnh hưởng rất lớn đến mối quan hệ với khách hàng, đối tác hay những nhân viên tiềm năng. Là cầu nối vô hình giữa doanh nghiệp, đối tác và khách hàng. Vì  là nơi tiếp nhận thông tin của khách hàng, là điều kiện thuận lợi để giao kết  thành công các hợp đồng thương mại.

Vì vậy, quầy lễ tân là nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành công trong kinh doanh.

Tuy nhiên, ngoài việc sở hữu không gian lễ tân hiện đại và đẹp, thì đầu tư vào con người sẽ giúp công ty phát triển bền vững, hiệu quả là ưu tiên hàng đầu.

Lưu ý khi lựa chọn quầy lễ tân cho văn phòng

(i) Thiết kế 

Các văn phòng khác nhau có diện tích khác nhau, và việc lựa chọn thiết kế quầy lễ tân phải  phù hợp với mô hình của công ty, đồng thời mang lại sự tiện lợi, tối ưu hóa và tạo cảm giác rộng rãi và thông thoáng cho toàn bộ không gian.

Trên thị trường hiện nay có nhiều loại kiểu dáng quầy khác nhau như quầy chữ I, chữ L, chữ U dành cho doanh nghiệp lớn, quầy lễ tân mini hay quầy hình cung, bầu dục là sự lựa chọn lý tưởng cho những công ty, doanh nghiệp có không gian hạn chế.

(ii) Màu sắc 

Không có quy định nào về màu sắc sử dụng cho quầy lễ tân, mà nó được lựa chọn theo tông màu tổng thể của văn phòng để tạo cảm giác hài hòa và thống nhất.

Bạn có thể lựa chọn từ những tông màu sáng và nổi bật đến những gam màu trầm, nhẹ nhàng và tinh tế tùy theo sở thích và nhu cầu của công ty cũng như không gian nội thất.

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều có một bảng màu mặc định. Bạn có thể sử dụng cách phối màu để tạo nên một không gian hoàn chỉnh, thân thiện và trang nhã.

(iii) Kích thước 

Quầy phải có kích thước theo tiêu chuẩn sau:

Thích hợp cho sảnh và khu vực nhận phòng.

Phù hợp với chiều cao của lễ tân

Kích thước phù hợp với các đồ nội thất khác trong sảnh.

Phù hợp với lượng khách hàng đến buôn bán và làm việc.

Bạn cũng nên chú ý đến việc lựa chọn kích thước quầy lễ tân dựa trên đặc điểm hoạt động. Ví dụ đối với một doanh nghiệp trong ngành viễn thông, tài chính, ngân hàng… bạn cần tiếp nhiều khách, vì vậy để công việc được thuận lợi thì bạn nên chọn mặt bằng rộng và dài.

(iv) Chất liệu

Căn cứ vào lĩnh vực kinh doanh năng động cũng như mục đích sử dụng và điều kiện kinh tế mà tính toán lựa chọn vật liệu phù hợp để có chất lượng và độ bền cao. Bạn nên ưu tiên những mẫu quầy làm bằng gỗ tự nhiên hoặc gỗ MDF nhập khẩu phủ sơn polyurethane chống ẩm, chống xước và có tính thẩm mỹ cao. Cũng có thể kết hợp với các vật liệu khác như thép không gỉ, kính và đá ốp  để tạo nên nét khác biệt, bắt mắt cho không gian  sảnh văn phòng của bạn.